Dynamisez vos réunions d’affaires
Nous avons tous siégé à des réunions où la discussion donne l’impression de tourner en rond, sans fin en vue. Aucune décision ne sera probablement prise et la plupart des employés repartiront plus agacés, voire démotivé qu’avant.
Vous imaginez l’assemblée? L’orateur qui mène la conversation. Parfois avec beaucoup d’enthousiasme et parfois avec agacement. Il y a au moins un superviseur trop optimiste qui veut changer le monde. Et celui qui «est resté trop tard» qui est sur le point de s’endormir. En enfin, il y a les membres de l’équipe, ennuyés et irrités, qui sont prêts à écourter la réunion afin de «se remettre au travail».
Ces réunions qui tournent en rond, hebdomadaires, mensuelles ou même deux fois par semaine, conduisent à des échecs inévitables. Malgré le manque de productivité, les entreprises ne se débarrasseront jamais des réunions. Après tout, il en faut: c’est lors de ces meetings que vous pouvez partager des mises à jour importantes sur votre entreprise, discuter de vos préoccupations et apporter de réels changements! Alors si s’en débarrasser n’est pas la solution, où va-t-on?
Vous devez dynamiser vos réunions en établissant une méthode efficace pour organiser les points de discussion.
“Les réunions efficaces ne se produisent pas par accident ; elles se conçoivent.” – Unknown
Le problème, c’est que la plupart des réunions reviennent aux mêmes problèmes, questions et préoccupations dont vous avez discuté la semaine précédente, et la précédente encore, et celles d’avant. Les problèmes semblent tourner en rond et aucune action n’est entreprise.
Au fur et à mesure que la réunion avance, tout le monde se disperse et le niveau d’attention chute. Encore une fois, une réunion se termine et il n’y a aucune décision, aucun plan d’action et aucune responsabilité. Dans une semaine, l’assemblée en est au même point. Ça vous évoque quelque chose?
Dynamisez vos réunions
Si vous voulez mener des réunions efficaces où des décisions de qualité sont prises, vous devez concevoir le processus pour réussir. Pour ce faire, vous devrez:
- Identifier les problèmes brûlants
- Identifier si des progrès ont été accomplis sur les décisions passées
- Déterminer des plans d’action
- Attribuer les responsabilités
Un certain nombre d’outils peuvent vous aider à suivre vos indicateurs de performance et à identifier les sujets de préoccupation. smartcockpit est un moyen avant-gardiste de gérer votre entreprise en suivant des indicateurs, en identifiant les sujets de préoccupation, en répartissant les responsabilités, en liant les actions aux indicateurs et en mesurant le succès.
La solution vous permet de définir des objectifs et d’identifier rapidement les points d’attention et si vous êtes sur la bonne voie. Lorsque vous participez à votre réunion hebdomadaire, vous savez immédiatement quels sont les objectifs qui ne sont pas sous contrôles. Vous pouvez ouvrir votre indicateur, voir où se situe le problème et décider s’il s’agit d’un problème réel. Si ce n’est pas le cas, changez l’indicateur en vert, expliquez pourquoi il ne s’agit pas d’un problème et passez à autre chose. S’il s’agit en fait d’un problème, vous pouvez discuter de plans d’action, définir des objectifs et la semaine suivante, vous pourrez mesurer tout changement positif ou négatif.
Au lieu de vous enliser et de vous ennuyer avec des réunions inefficaces, vous pouvez rapidement prendre des décisions éclairées et de grande qualité! Dynamisez vos réunions en identifiant les problèmes brûlants, en élaborant des plans d’action, en attribuant les responsabilités et en mesurant en permanence le processus de changement.